Ombudsman, birey ile kurum arasındaki sorunların adil ve yapıcı biçimde ele alınmasına yardımcı olan bir başvuru ve çözüm mekanizmasıdır.

Üniversite ombudsmanlığı özellikle öğrenci ve çalışanların yaşadığı sorunların anlaşılması, doğru birimlere yönlendirilmesi, iletişim sorunlarının çözülmesi ve adil süreçlerin desteklenmesi amacıyla kullanılmaktadır. Üniversite ombudsmanlıklarının ortak özellikleri arasında tarafsızlık, gizlilik, çözüm odaklılık ve mevcut resmi süreçleri destekleme anlayışı öne çıkmaktadır.

Kısaca:

Ombudsmanlık, “Sorununuz varsa anlatın; birlikte hangi çözüm yollarının bulunduğuna bakalım.” anlayışıdır.

Ombudsmanlık;

• Öğrencilere,
• Akademik personele,
• İdari personele,
• Destek hizmetleri çalışanlarına,
• Üniversitenin diğer paydaşlarına

açıktır.

Yönetmelik; ön lisans, lisans, lisansüstü, ikinci öğretim, değişim programları, Erasmus ve özel öğrenci statüsündeki öğrenciler dâhil olmak üzere üniversitede öğrenim gören öğrencileri kapsamaktadır.

Ombudsmanlığa;

• Üniversite uygulamalarıyla ilgili sorunlarda,
• Hak ve menfaatlerin ihlal edildiği düşünülen durumlarda,
• Akademik veya idari süreçlerle ilgili sorunlarda,
• Bir işlemin veya uygulamanın doğru anlaşılmadığı durumlarda,
• Öğrenci–akademisyen arasındaki uyuşmazlıklarda,
• Personel arasındaki uyuşmazlıklarda,
• Ayrımcılık, mobbing ve taciz iddialarında,
• Etik ve uyum konularında,
• Üniversite mevzuatının uygulanmasına ilişkin sorunlarda,
• İletişim ve çözüm gerektiren uyuşmazlıklarda,
• Üniversite süreçlerinin geliştirilmesine yönelik önerilerde

başvurulabilir.

Ombudsmanlık yukarıda zikredilenlerin hususlarda yalnızca bireysel sorunlarla sınırlı olarak faaliyet yürütmemektedir. Ombudsamanlık birimi bu temel misyonunun yanında üniversite uygulamalarının geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunma işlevi de görmektedir.

YDÜ Ombudsmanlığı bünyesinde ;

Ayrımcılık ve Tacizi Önleme Komisyonu

Ayrımcılık, mobbing ve tacizle ilgili başvuruları değerlendirir; gerekli durumlarda soruşturma ve disiplin süreçlerine ilişkin yönlendirme ve koordinasyona katkı sağlar.

Arabuluculuk ve Uyuşmazlık Çözüm Komisyonu

Öğrenci–akademisyen veya personel ile bağlı ve ilgili kuruluşlar arasındaki uyuşmazlıklarda iletişimi ve uzlaşmayı destekler; gayriresmî çözüm yollarının geliştirilmesine katkıda bulunur.

Öğrenci ve personelin hakları konusunda danışmanlık sağlar, başvuruları değerlendirir ve ilgili birimlere yönlendirme yapar. Akademik özgürlük, etik ve hak ihlalleri konusunda çözüm önerileri geliştirilmesine katkı sağlar.

Başvuru süreci için dikkat edilmesi gereken hususlar

1. Sorununuzu belirleyin

Başvurunuzda yaşadığınız olayın ne olduğunu, ne zaman gerçekleştiğini ve sizden beklenen çözümün ne olduğunu açıkça belirtin.

2. İlgili birime başvurun

Kural olarak Ombudsmanlığa başvurmadan önce konuyla ilgili akademik veya idari birime başvurulmuş olması gerekir.

Sorunun çözülmemesi veya süresi içinde cevap verilmemesi hâlinde Ombudsmanlığa başvurabilirsiniz.

3. Ombudsmanlık Başvuru Formunu doldurun

Başvuru, Üniversitenin internet sitesinde yayımlanan Ombudsmanlık Başvuru Formu aracılığıyla yapılır.

Başvuru yapmak için buraya tıklayabilirsiniz.

4. Başvurunuz değerlendirilir

Başvurunun Ombudsmanlık kapsamında değerlendirilip değerlendirilemeyeceği incelenir ve sonuç bir hafta içinde başvuru sahibine bildirilir.

5. Gerekirse ilgili kurul veya komisyon devreye girer

Başvurunun niteliğine göre Ombudsman doğrudan değerlendirme yapabilir veya ilgili kurul/komisyonu görevlendirebilir.

6. Sonuç bildirilir

İnceleme sonucunda tavsiye kararı, ret kararı veya karar verilmesine yer olmadığına dair karar verilebilir.

Başvuru sonucu, başvurunun yapıldığı tarihten itibaren en geç üç ay içinde ilgili kişiye bildirilecektir.

Kural olarak evet.

Ombudsmanlığa başvurmadan önce ilgili akademik veya idari birime başvurulması; ancak sorunun çözülememesi veya süresi içinde cevap verilmemesi gerekir.

Ancak önemli bir istisna vardır:

Telafisi güç veya imkânsız bir zararın doğması ihtimali varsa, ilgili akademik veya idari birime başvuru yolları tüketilmeden de Ombudsmanlığa doğrudan başvurulabilir. Bu tür durumlarda telafisi güç veya imkansız zarar tehlikesinin varlığını tespit yetkisi Ombudsmanlığa aittir.

YDÜ Ombudsmanlık Yönetmeliği’ne göre başvurunun yapılabilmesi  için (başvuru süresi) ayrıca belirli bir “30 gün”, “60 gün” veya “90 gün” şeklinde öngörmemiştir. Bu bakımdan Ombudsamalığa müracaat için etkili bir netice almaya matuf olma kriterinin dışında kısıtlayıcı bir süre söz konusu değildir.

Ancak bu durum, diğer yasal veya idari sürelerin ortadan kalktığı anlamına gelmez.

Özellikle;

• disiplin soruşturmasına ilişkin süreler,
• itiraz süreleri,
• akademik/idari başvuru süreleri,
• dava açma süreleri,
• diğer mevzuatta öngörülen hak düşürücü veya düzenleyici süreler

ayrı ayrı değerlendirilmelidir.

Ombudsmanlığa başvurmuş olmak, başka bir başvuru veya dava süresini kendiliğinden uzatmaz ya da durdurmaz.

Bu nedenle bir işlemin dava veya itiraz süresi işlemekteyse, yalnızca Ombudsmanlık başvurusuna güvenilmemelidir.

Kritik bilgi: YDÜ Ombudsmalık yönetmeliğinde belirtildiği gibi Ombudsmanlık, mevcut hak arama yollarının yerine geçmez; onları destekleyen bir çözüm mekanizmasıdır. Bu bakımdan çelişme ilkesine yönelik süreler ve dava açma sürelerine ilişkin düzenlemelere riayet etmeniz gerektiğini unutmayınız.

Hayır.

Ombudsmanlık başvurusu, disiplin mevzuatında öngörülen soruşturma veya karar sürelerini değiştiren bir işlem olarak kabul edilmemelidir.

Disiplin konusu bir olay söz konusuysa, ilgili disiplin süreci kendi mevzuatındaki süre ve usullere göre yürütülür.

Ombudsmanlık süreci, gerekli hâllerde bu süreçlerin usul, hak, iletişim veya çözüm boyutlarını değerlendiren ayrı bir mekanizma olarak çalışmaktadır.

Dava açma süreleri Anayasa ve Kanunla düzenlenmesi gereken husular olması sebebiyle  kanunda açıkça düzenleme olmadığı müddetçe dava açma sürelerinin yönetmelik ve sair mevzuatla kısıtlanması mümkün değildir. Bu sebeole önemle belirtmek gerekir ki Ombudsmanlık başvurusu dava açma süresini durdurmaz.

Dava açma hakkı bulunan kişiler, ilgili mevzuatta öngörülen süreleri ayrıca takip etmelidir.

Bu nedenle:

“Önce Ombudsmanlığa başvurayım, dava süresi nasıl olsa durur.” şeklinde düşünülmemelidir.

Hak kayıplarının önlenmesi bakımından bu hususu özellikle vurgulamak isteriz.

Ombudsmanlık incelemesi sonucunda;

Tavsiye kararı,
Ret kararı veya
Karar verilmesine yer olmadığına dair karar

verilebilir.

Tavsiye kararı, Ombudsman tarafından hazırlanır ve Rektörün onayı ile ilgili birimlere bildirilir.

Bu nedenle Ombudsmanlık;

mahkeme değildir, disiplin kurulu değildir ve üniversitenin diğer karar organlarının yerine geçen bir makam değildir.

 X Mahkeme değildir.

Yargısal karar vermez.

X Disiplin kurulu değildir.

Disiplin cezası verme makamı değildir.

X Bir tarafın avukatı değildir.

Başvurucunun veya karşı tarafın temsilciliğini üstlenmez.

X Dava açma veya itiraz sürelerini otomatik olarak durduran bir makam değildir.

X Üniversitenin bütün kararlarını iptal eden bir makam değildir.

X Resmî başvuru ve dava yollarının yerine geçmez.

X Sorunun taraflarından birinin yanında yer almak amacı taşımaz.

Buna karşılık Ombudsmanlık; sorunu dinleyen, süreci değerlendiren, ilgili birimlerle iletişimi ve çözümü kolaylaştıran, gerektiğinde tavsiyelerde bulunan ve kurumsal iyileştirmeye katkı sağlayan bir mekanizmadır. Üniversite ombudsmanlıklarının uluslararası uygulamalarında da tarafsızlık, bağımsızlık, gizlilik ve gayriresmî çözüm yaklaşımı temel özellikler arasında kabul edilmektedir.

Ombudsmanlık süreçleri gizlilik ilkesi çerçevesinde yürütülür.

YDÜ Ombudsmanlık Yönetmeliği, tüm süreçlerin gizli yürütülmesini ve kişisel verilerin korunmasına yönelik gerekli önlemlerin alınmasını öngörmektedir.

Bu nedenle başvuru formunda yalnızca konunun değerlendirilmesi için gerekli ve doğru bilgilerin verilmesi önemlidir.

Hayır.

Ombudsmanlığın amacı ceza vermek değil, sorunu çözmek ve hakların korunmasına katkı sağlamaktır.

Başvurunun niteliğine göre doğrudan değerlendirme yapılabilir, ilgili kurul veya komisyon görevlendirilebilir, başvuru reddedilebilir veya tavsiye kararı oluşturulabilir.

Başvurucu karar verilmeden önce başvurusundan vazgeçerse veya başvuruya konu sorun ilgili birim tarafından çözülürse, inceleme ve araştırma sonlandırılabilir.

Hayır.

Ombudsmanlığın amacı yalnızca sorunları tespit etmek değildir.

Bir başvurudan elde edilen bilgi;

• aynı sorunun başka kişiler tarafından yaşanıp yaşanmadığının,
• bir uygulamanın geliştirilip geliştirilemeyeceğinin,
• farklı birimlerde benzer konulara farklı yaklaşılıp yaklaşılmadığının,
• kurum içi iletişimin güçlendirilip güçlendirilemeyeceğinin

anlaşılmasına da yardımcı olabilir.

Bu nedenle Ombudsmanlık, bireysel başvuruların yanında kurumsal öğrenme ve gelişim açısından da önem taşır.

Hayır.

Bir kurumun gelişebilmesi için kendisine yöneltilen eleştiri ve başvuruları dinleyebilmesi gerekir.

Bu nedenle YDÜ Ombudsmanlığı açısından şikâyet, itiraz ve öneri; kuruma karşı bir tutum değil, kurumla kurulan bir iletişim biçimidir.

Hukuk devleti anlayışında bireyin hak arama yollarına sahip olması kadar, kurumun bu başvuruları ciddiyetle ele alması da önemlidir.

Bu bakımdan Ombudsmanlık;

hak arama kültürü ile kurumsal gelişim kültürünü buluşturan bir köprü olarak değerlendirilebilir.

Her başvurunun aynı yöntemle sonuçlandırılması gerekmez.

Başvurunun niteliğine göre Ombudsman:

• doğrudan değerlendirme yapabilir,
• ilgili kurul veya komisyonu görevlendirebilir,
• başvuruyu ilgili birime yönlendirebilir,
• tavsiye kararı verebilir,
• ret kararı verebilir,
• karar verilmesine yer olmadığına karar verebilir.

Başvurucu karar verilmeden önce başvurusundan vazgeçerse veya şikâyet konusu sorun ilgili birim tarafından çözüme kavuşturulursa, inceleme ve araştırma sonlandırılabilir. Böylesi bir durumda ombudsmalık makamı olayın sonuçlandırıldığına dair bilgilendirilmelidir.

İdarenin işlem ve eylemlerinin denetlenmesi hukuk devletinin temel gereklerinden biridir.

Bu denetim yalnızca yargı organları tarafından yapılmaz.

İdari denetim, siyasi denetim, kamuoyu denetimi ve ombudsmanlık gibi farklı yargı dışı denetim yolları da idarenin daha etkili, adil, şeffaf ve hesap verebilir şekilde çalışmasına katkı sağlayabilir.

Ombudsmanlık bu sistem içinde yargının yerine geçmez; yargı dışı denetim ve çözüm mekanizmalarından biri olarak çalışır.

Bu özelliğiyle Ombudsmanlık, sorunların mahkemeye taşınmadan önce kurum içerisinde anlaşılması ve mümkün olduğu ölçüde çözülmesi için de bir imkân sunar.

Ombudsmanlık tarafından daha önce incelenmiş ve hakkında görüş bildirilmiş bir konu, yeni bir delil bulunmadığı takdirde yeniden değerlendirilmez.

Bu nedenle yeni başvuruda, önceki değerlendirmeden farklı olan yeni bilgi veya belgelerin açıkça belirtilmesi önemlidir.

Hayır.

Ombudsmanlığın önemli görevlerinden biri de tek tek başvuruların ötesinde, üniversite içerisinde tekrar eden veya sistematik hâle gelen sorunları fark ederek kurumsal iyileştirmeye katkı sağlamaktır.

Bir başvuru yalnızca bir kişinin yaşadığı sorunun çözülmesine değil, benzer sorunların gelecekte yaşanmaması için politika, uygulama veya süreçlerin geliştirilmesine de katkıda bulunabilir.

Bu yönüyle Ombudsmanlık, yalnızca bir “şikâyet kapısı” değil, aynı zamanda üniversitenin kendisini geliştirmesine yardımcı olan bir geri bildirim ve çözüm mekanizmasıdır.

YDÜ Yönetmeliğine göre Ombudsman, Üniversitede tam zamanlı çalışan akademik personel arasından Rektör tarafından üç yıllığına görevlendirilir ve Ombudsmanlığa iletilen şikâyetleri incelemekle yetkilidir. Tavsiye kararları ise Rektörün onayı ile ilgili birimlere bildirilir.

Buradaki temel amaç, Üniversitenin idari yapısı içerisinde çalışan ancak sorunların çözümünde tarafsız ve yapıcı bir değerlendirme yapabilen bir mekanizma oluşturmaktır.

Yakın Doğu Üniversitesi, büyük ve çok yönlü bir akademik topluluktur. Böyle bir yapıda farklı görüşlerin, beklentilerin ve uygulamaların bulunması doğaldır. Önemli olan farklılıkların sorun hâline gelmesini beklemek değil;

Çalışma prensibimiz kurucu liderimizin “Adada kıtalı gibi yaşamak” şiarına matuf bir misyonla dinlemek, anlamak, değerlendirmek ve çözüm üretmektir.

Ombudsmanlık bu nedenle yalnızca bir başvuru birimi değil, aynı zamanda kurumsal iletişimin ve birlikte yaşama kültürünün güçlendirilmesine katkı sağlayan bir mekanizmadır.

Bir başvuru;

bir sorunun çözülmesine,
bir yanlış anlaşılmanın giderilmesine,
bir uygulamanın yeniden değerlendirilmesine,
bir hakkın korunmasına
ve gelecekte benzer sorunların yaşanmamasına

katkı sağlayabilir.

Şu sorulardan herhangi birine “Evet” diyorsanız Ombudsmanlık sizin için başvurulabilecek bir çözüm kanalı olabilir:

Bir üniversite uygulamasının nasıl işlediğini anlamakta zorlanıyor musunuz?

Bir işlem veya uygulamanın hakkınızı etkilediğini düşünüyor musunuz?

İlgili birime başvurdunuz ancak sorun çözülmedi mi?

Bir akademik veya idari süreçte iletişim sorunu mu yaşıyorsunuz?

Bir uyuşmazlığın büyümeden çözülmesini mi istiyorsunuz?

Hangi birime başvurmanız gerektiğini bilmiyor musunuz?

Bir uygulamanın mevzuata veya üniversite düzenlemelerine uygunluğu konusunda tereddütünüz mü var?

Sorununuzun tarafsız ve çözüm odaklı biçimde değerlendirilmesini mi istiyorsunuz?

O zaman Ombudsmanlık sizin için doğru başlangıç noktalarından biri olabilir.

Yakın Doğu Üniversitesi olarak güçlü bir üniversite topluluğunun yalnızca başarılı akademik sonuçlarla değil, adil, şeffaf, erişilebilir ve çözüm üreten yönetim anlayışıyla da oluşacağına inanıyoruz.

Ombudsmanlık; öğrencilerimizin, akademik ve idari personelimizin sesini duyurabileceği; sorunların büyümeden ele alınabileceği ve üniversitemizin kendisini sürekli geliştirebileceği bir çözüm ve iletişim kanalıdır.

Bir sorun yaşadığınızda sessiz kalmak zorunda değilsiniz.

Sorununuzu anlatın.
Haklarınızı ve seçeneklerinizi öğrenin.
Çözüm yollarını birlikte değerlendirelim.

YDÜ Ombudsmanlık

Adil süreç • Etkili iletişim • Çözüm odaklı yaklaşım • Kurumsal gelişim

Başvuru Formu: https://neu.edu.tr/ombudsmanlik-birimi/basvuru/